Un frais que tu as payé toi-même et que tu remets sur ta facture (billet de train, repas, matériel acheté à ton nom) est un frais refacturé : il entre dans ton chiffre d’affaires, tu le déclares à l’URSSAF et il compte dans tes seuils. Un débours est une dépense faite au nom et pour le compte de ton client, à sa demande, refacturée au centime près, avec la facture du fournisseur libellée à son nom : il reste hors de ton chiffre d’affaires et hors TVA (source : CGI art. 267). Le test tient en une question : à quel nom est la facture du fournisseur ? Sur un ordinateur à 649,50 € avancé pour un client, la réponse pèse 166,27 € sur ta prochaine déclaration URSSAF.
Tu as glissé une ligne « remboursement de frais » dans ta facture, et la question arrive tout de suite : cette ligne, tu la déclares à l’URSSAF ou pas ? La réponse change tes cotisations, tes seuils de TVA et ton livre des recettes. En micro-entreprise, aucun frais ne se déduit : la seule somme qui peut sortir de ton chiffre d’affaires, c’est le débours, et il se mérite.
Trois cas, et un seul sort de ton chiffre d’affaires
Une dépense engagée pendant une mission tombe dans l’un de ces trois cas. Seul le deuxième est une somme encaissée qui n’est pas du chiffre d’affaires.
| Cas | Exemples | Dans ton chiffre d’affaires |
|---|---|---|
| Frais refacturé | Train, repas, hôtel, indemnités kilométriques, achat avec ticket de caisse, matériel acheté à ton nom | Oui, en entier |
| Débours | Ordinateur, logiciel ou nom de domaine commandé au nom du client, à sa demande, facture du fournisseur à son nom | Non |
| Ton propre frais, non refacturé | Ton ordinateur, ton essence, ton forfait téléphone | Non, et il ne se déduit de rien |
Les trois sorts d’une dépense engagée pendant une mission.
Le frais refacturé est la règle. L’URSSAF le dit sans détour : les frais engagés sont inclus dans le chiffre d’affaires s’ils sont facturés avec la prestation. La TVA raisonne pareil, ce sont des frais accessoires de la prestation (source : CGI art. 267). Ton billet de train n’est pas une dépense de ton client, c’est le coût de ta prestation, comme ton temps.
Le troisième cas surprend les débutantes : en micro-entreprise, tes frais ne se déduisent de rien. Le régime les couvre par un abattement forfaitaire pour l’impôt sur le revenu (71 % pour les ventes, 50 % pour les services BIC, 34 % pour les BNC), et tes cotisations se calculent sur tout ce que tu encaisses. Si une mission te coûte cher en déplacements, la seule variable, c’est ton prix.
Le débours : cinq conditions, toutes obligatoires
Un débours, c’est de l’argent qui ne fait que passer par toi : la dépense était à ton client, tu l’as avancée, il te la rembourse. Pour que l’administration le voie ainsi, cinq conditions doivent être réunies en même temps (source : CGI art. 267). Il en manque une, et la somme est du chiffre d’affaires.
- 1La dépense est faite au nom et pour le compte de ton client. Il y a trois personnes : ton client, toi, et un fournisseur. Si le fournisseur, c’est toi (ton temps, ton trajet), ce n’est pas un débours.
- 2Ton client te l’a demandé avant. Un email ou une ligne dans le devis suffit. L’administration parle de mandat préalable et explicite.
- 3Tu refactures le montant exact. Pas de marge, pas de forfait, pas d’arrondi : 649,50 € payés, 649,50 € refacturés.
- 4La facture du fournisseur est au nom de ton client, et tu la gardes avec ta propre facture : c’est la pièce que l’administration te demandera. Un ticket de caisse n’a pas de nom, il ne peut jamais justifier un débours.
- 5La somme reste à part dans tes comptes. Hors de tes recettes, hors de ta déclaration URSSAF, hors TVA, et sur ta facture, hors du total de ta prestation.
Le bon réflexe : décide au moment de payer, pas au moment de facturer
La facture du fournisseur sort au moment de l’achat, à ton nom ou au sien. Avant de payer, demande au vendeur de la libeller au nom de ton client, avec son adresse. Encore plus simple pour un achat de plusieurs centaines d’euros : fais payer le client directement. Rien ne passe par toi, rien à justifier, rien à déclarer.
L’exemple : 11 jours de mission, un billet de train, un ordinateur
Une consultante facture 11 jours à 142,86 €, soit 1 571,46 €. Elle a payé son billet de train, 274 €, et commandé un ordinateur pour son client, 649,50 €, qu’il lui rembourse. Tout dépend du nom porté sur la facture de l’ordinateur.
| Ligne | Montant | Nature |
|---|---|---|
| 11 jours × 142,86 € | 1 571,46 € | Chiffre d’affaires |
| Billet de train Paris-Genève | 274,00 € | Chiffre d’affaires (frais refacturé) |
| Ordinateur commandé pour le client | 649,50 € | Débours si la facture du vendeur est au nom du client ; sinon frais refacturé |
| Total dû par le client | 2 494,96 € | Le même dans les deux cas |
| Chiffre d’affaires à déclarer | 1 845,46 € ou 2 494,96 € | Selon le nom sur la facture de l’ordinateur |
Le client paie la même somme dans les deux cas. Ce qui change, c’est ce que tu déclares.
Le billet de train reste du chiffre d’affaires dans les deux cas : il est à son nom, c’est son déplacement. L’ordinateur bascule selon le nom sur la facture du vendeur. Son taux de cotisations est de 25,6 % (BNC, taux 2026 hors CFP). Les 649,50 € mal classés lui coûtent donc 166,27 €, payés sur de l’argent qui n’a jamais été à elle.
À l’échelle d’un service à domicile, c’est pareil : 3 heures de ménage à 15 €, soit 45 €, plus un produit à 6,50 € acheté pour ce client avec un ticket de caisse. Le ticket n’a pas de nom : les 6,50 € sont un frais refacturé, ta facture fait 51,50 € et tu déclares 51,50 €.
Comment ça s’écrit sur la facture
Un frais refacturé s’écrit comme n’importe quelle prestation : une ligne, une désignation claire (« Déplacement Paris-Genève, billet de train »), un montant, au réel ou au forfait. En franchise de TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » de la facture le couvre comme le reste (source : CGI art. 293 B).
Un débours s’écrit à part, et ça doit se voir :
- Une ligne séparée, sous ta prestation, avec le fournisseur et le numéro de sa facture (« Débours : ordinateur, facture Vendeur n° 2026-118 au nom du client »).
- Le montant exact du justificatif, quantité 1, sans remise ni majoration.
- Aucune TVA : le fournisseur l’a déjà facturée à ton client. Le débours n’entre pas dans ton total HT, il s’ajoute au total à payer.
- Une mention qui explique la ligne : « Débours avancés au nom et pour le compte du client, refacturés à l’euro près, hors TVA et hors chiffre d’affaires (art. 267, II-2° du CGI) ».
- La facture du fournisseur jointe, et une copie gardée aussi longtemps que ta facture (durée de conservation).
« Remboursement de débours » n’est pas une formule magique
Écrire « remboursement de débours » sur une ligne ne change pas sa nature. Si la facture du vendeur est à ton nom, c’est un frais refacturé et du chiffre d’affaires, quel que soit le libellé. Le piège marche dans les deux sens : déclarer 649,50 € de trop te fait payer des cotisations pour rien ; déclarer 274 € de moins parce que tu as baptisé ton train « débours » est du chiffre d’affaires dissimulé, et la facture à ton nom le prouve. En cas de doute, c’est du chiffre d’affaires : tu paies un peu trop, tu ne risques rien.
Le générateur gratuit sort une facture conforme, frais refacturés compris. Dans l’application Solko, tu coches « débours » sur la ligne : elle est imprimée à part avec la mention et le justificatif, hors de ton chiffre d’affaires, de ton livre des recettes et de ton estimation URSSAF.
Créer une facture conformeGratuit, sans inscription.
Dans le livre des recettes et la déclaration URSSAF
Un frais refacturé encaissé est une recette : il se note dans ton livre des recettes à la date d’encaissement et part dans ta déclaration URSSAF avec le reste.
Un débours remboursé n’est pas une recette. Notre recommandation : inscris-le dans une colonne à part de ton livre, hors du total des encaissements, pour que chaque somme arrivée sur ton compte reste expliquée. Il n’entre ni dans le chiffre d’affaires déclaré à l’URSSAF, ni dans le plafond du régime micro (83 600 € pour les services en 2026), ni dans les seuils de franchise de TVA (37 500 € pour les services). L’administration fiscale le dit : le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur n’inclut pas les sommes qui répondent à la définition des débours.
Questions fréquentes
Les débours sont-ils à déclarer à l’URSSAF ?
Non, si les conditions sont réunies : dépense faite au nom et pour le compte du client, à sa demande, refacturée au montant exact, facture du fournisseur au nom du client. Il en manque une, et la somme est du chiffre d’affaires à déclarer.
Les frais de déplacement refacturés font-ils partie du chiffre d’affaires ?
Oui. Un billet de train, des indemnités kilométriques, un repas ou une nuit d’hôtel refacturés sont des frais accessoires de ta prestation : ils entrent en entier dans ton chiffre d’affaires, se déclarent à l’URSSAF et comptent dans tes seuils.
Comment facturer un débours en auto-entrepreneur ?
Sur une ligne séparée de ta prestation, au montant exact de la facture du fournisseur, sans TVA et hors de ton total HT, avec le fournisseur, le numéro de sa facture et la mention de l’article 267, II-2° du CGI. La facture du fournisseur, au nom du client, est jointe et conservée.
Un ticket de caisse peut-il justifier un débours ?
Non. Un ticket de caisse n’est au nom de personne : il ne prouve pas que la dépense a été faite au nom du client. Un achat justifié par un ticket est un frais refacturé, donc du chiffre d’affaires.
Faut-il mettre de la TVA sur un débours ?
Jamais. Le débours est hors de la base de TVA : le fournisseur a déjà facturé la TVA à ton client sur sa propre facture. En franchise en base tu ne factures de toute façon aucune TVA, mais le débours reste hors TVA quel que soit ton régime, même le jour où tu deviens redevable.
Informations vérifiées le 15 septembre 2026 à partir des textes officiels. Ce guide ne remplace pas un conseil juridique personnalisé.